En medarbejderudviklingssamtale er en årligt tilbagevendende, velforberedt, struktureret og fremadrettet samtale mellem dig og din medarbejder.

Den er et vigtigt personalepolitisk instrument, fordi det er her, du får lejlighed til at træde ud af den daglige rutine og tale sammen med din medarbejder på en helt ny måde. Det er desuden her, I med fordel kan tage fat på store emner såsom fremtidige arbejdsopgaver, forventninger og kompetenceudvikling.

På denne måde er medarbejderudviklingssamtalen et vigtigt styringsredskab, hvor I i fællesskab får belyst, vurderet og justeret medarbejderens situation.

På samme tid er det en mulighed for medarbejderen til at blive hørt af dig og få konkretiseret sine ønsker for fremtiden og få lagt en plan til at opnå sine mål med.

Hvorfor investere tid i MUS?

Den gode MUS er en gevinst for arbejdspladsen, da den sikrer sammenhæng mellem medarbejdernes og organisationens udviklingsperspektiver.

Før MUS kan blive en gevinst for virksomheden, er der imidlertid to ting, du som leder må overveje, inden du afholder samtalerne. Hvilket resultat ønsker du at opnå med MUS? Og hvilke elementer skal dine samtaler indeholde for at opnå dette?

1. Hvilket resultat ønsker du?

Selvom MUS er en tidskrævende affære, kan man ikke klare hele verdenssituationen med en enkelt samtale. Derfor er det vigtigt, at du som leder gør dig klare overvejelser om, hvad MUS egentlig skal bruges til.

Afholder du samtalerne for at finde fælles fodslag, for at skabe trivsel, for at øge motivationen, for at forstå dine medarbejdere bedre eller for at udarbejde personprofiler for afdelingen? Det kan også være dit fokus er på de fælles mål, på at forbedre kommunikationen, på at opnå bedre forretningsmæssige resultater eller på at skabe en bedre kultur i afdelingen?

Der er mange veje at gå ad under en MUS. Som leder er det din opgave i det mindste at have en idé om, hvad den endelige destination er.

2. Med hvilke midler?

Når du har gjort dig klart, hvad målet med MUS er, kan du begynde at skitsere ruten dertil.

Er det bedømmelse af medarbejderens resultater og indsatser, der skal til? Evaluering af dig som leder? Skal du og medarbejderen tale løn? Evaluere året, der gik? Opstille og prioritere nye faglige mål og opgaver? Diskutere personlige udviklingsmål? Snakke om trivsel eller motivation? Lave karriereplanlægning? Eller har medarbejderen i virkeligheden brug for karriereudvikling og coaching?

Hvordan griber du MUS an?

Der er overordnet tre faser i arbejdet med MUS, idet samtalen skal forberedes, foretages og følges op.

1. Forberedelse af MUS

• Som leder må du som forberedelse orientere dig i de strategi- og udviklingsplaner, der har betydning for din afdeling.
• Du skal desuden forbedrede dig på at møde den enkelte medarbejder, og det kræver, at du er opdateret omkring medarbejderens opgaver, ansvarsområder, planer, forudsætninger, motivation, stærke og svage sider og private forhold. Desuden skal du overveje, om der er nogle relevante emner fra årets løb eller eventuelle problemer, der skal tages op under samtalen.
• Du skal desuden sørge for at varsko medarbejderen, så han/hun også kan forberede sig lige så godt som dig selv. Har MUS f.eks. en fast fremgangsmåde i jeres afdeling, så sørg for, at medarbejderen kender til denne.

2. Under MUS

Du kan med fordel strukturere MUS med et skema. Der er desuden tre ting, som især er vigtige at have in mente, når samtalen er i gang:

• Den gode MUS-samtale er en samtale, hvor du taler 30% og din medarbejder 70%. Det er en samtale, hvor du lytter og søger at forstå, hvad der rører sig hos din medarbejder.
• Sørg for både at bringe ros og ris på banen, og sørg for hele tiden at have konkrete begrundelser, eksempler og at formulere dig klart.
  
• Vær åben over for kritik og lad være med at forsvare dig, bortforklare eller argumentere imod medarbejderens synspunkter.

3. Efter MUS

Når MUS er foretaget, er der nogle ting, du med fordel kan overveje med henblik på at forbedre din teknik:

• Evaluering af samtalen
  Fik samtalen en god start og slutning, hvordan var taletiden fordelt, blev alle emner afsluttet, og hvordan var balancen mellem en evt. struktur (MUS-skema) og spontanitet? Desuden kan du kigge nærmere efter, om stemningen var positiv, om du lyttede du aktivt til medarbejderens udtalelser, om negativt prægede emner også blev fremført, og om begge parter formulerede forventninger? Var der optræk til konflikt, og hvordan blev det i givet fald tacklet? Sidst, men ikke mindst kan du kigge på, om aftaler og mål blev præcist formuleret? Oplevede du, at du fik dit budskab igennem? Og hvad mente medarbejderen egentlig om samtalen?

• Opfølgning
  Skal personaleafdelingen varskos i forhold til videreuddannelse? Skal der foretages en ny samtale på et senere tidspunkt, eller skal der på anden måde følges op på samtalen?

Artiklen er bragt i samarbejde med Lederweb